Zásady zpracování osobních údajů při podnikatelské činnosti

pro zákazníky, dodavatele, marketing, návštěvníky webových stránek, potenciální zaměstnance a zaměstnance

 

Ve společnosti HopDoFabry s.r.o. se sídlem Sedlnice 204, PSČ 742 56, IČ: 286 27 628, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 35491 (dále též jen „Společnost“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále též jen „nařízení“ nebo „GDPR“) jsme se proto rozhodli vydat tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“).

Účelem tohoto dokumentu je především poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost jako správce zpracovává o fyzických osobách při podnikatelské činnosti, jakým způsobem, k jakým účelům a jak dlouho, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů:

  • našich zákazníků a uživatelů služeb,
  • našich dodavatelů a obchodních partnerů
  • zástupců těchto zákazníků (uživatelů), dodavatelů a obchodních partnerů či jejich kontaktních osob,
  • zájemců o naše služby či zboží,
  • osob, kterým zasíláme obchodní sdělení
  • návštěvníků našich webových stránek
  • potenciální zaměstnance
  • zaměstnance

 

  1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Společnost (identifikační údaje Společnosti viz výše).

Kontaktní údaje, kam můžete směřovat své dotazy a požadavky ohledně zpracování osobních údajů:

poštovní adresa:          Sedlnice 204, PSČ 742 56

e-mail:                          info@hopdofabry.cz

 

  1. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat.

V souvislosti s podnikáním Společnost nakládá následujícími typy (kategoriemi) osobních údajů[1]:

  1. identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy mezi Společností a vámi nebo jednání o takové smlouvě. Jedná se zejména o váš akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, podpis apod. Jde i o akademický titul, jméno a příjmení, funkci a podpis vašich zástupců či pověřených osob.

Kontaktní údaje zpracováváme proto, abychom Vás mohli v případě potřeby v souvislosti se smlouvou kontaktovat, jedná se zejména o telefonní číslo a e-mail váš a vašich zástupců či pověřených osob.

  1. Údaje o zboží a službách a dodací údaje

Zpracováváme údaje o tom, jaké služby či zboží si u nás objednáváte a adresu, kam má být zboží doručeno.

  1. platební údaje

Zpracováváme číslo vašeho bankovního účtu a údaje z vaší platební karty, abychom mohli identifikovat vaše platby.

  1. Fakturační údaje

Zpracováváme údaje, jako jsou vaše jméno a příjmení, fakturační adresa, údaje o zakoupením zboží či službě a jejich ceně, nezbytné proto, abychom vám mohli vystavit vyúčtování za zboží či služby a mohli splnit povinnost vést účetnictví, jak nám ukládá zákon.

  1. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi Společností a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů.

  1. Kamerové záznamy z prostor Společnosti

Areál a provozovny Společnosti jsou z bezpečnostních důvodů a z důvodu ochrany oprávněných zájmů Společnosti střeženy kamerovým systémem. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

  1. cookies

Pomocí cookies získáváme informace při použití webových stránek Společnosti. Jde záznamy o chování na webových stránkách získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči. Tyto údaje jsou zpracovány pro provoz webových stránek Společnosti, měření návštěvnosti stránek a internetovou reklamu.

  1. databáze zákazníků a dodavatelů

Pokud jsme již s někým navázali obchodní kontakt, uchováváme v naší databázi jeho identifikační a kontaktní údaje, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail. tyto údaje využíváme ke komunikaci, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu.

  1. Údaje pro marketingové účely

Pro marketingové účely využíváme databázi našich stávajících zákazníků, jakož i seznam osob, které se našimi zákazníky teprve mohou stát. V tomto seznamu máme jejich akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail.

Obchodní sdělení rozesíláme formou listinné korespondence, emailu, internetu, mobilních aplikací a sociálních sítí.

Pokud jde o zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o stejných nebo obdobných výrobcích či službách Společnosti, jde o použití osobních údajů, k němuž nepotřebujeme Váš souhlas.

V ostatních případech jsou tyto údaje používány na základě vašeho souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

  1. Údaje o poloze

Naše vozidla jsou vybavena lokalizačním systémem T-cars system. V tomto systému zpracováváme údaje o vozidlu jako je poznávací značka, provozní stavy a události, rychlost vozidla, stav tachometru ,údaje poloze vozidla a kdo vozidlo řídí.

  1. Údaje o jednání o pracovní smlouvě

Pokud se rozhodnete ucházet se u nás o zaměstnání, budeme potřebovat po dobu jednání o uzavření pracovní či jiné pracovněprávní smlouvy vaše identifikační a kontaktní údaje, jakož i údaje o vašem vzdělání, schopnostech a dovednostech a dosavadní praxi, které nám předáte formou životopisu a motivačního dopisu.

 

III. Účel a právní základ pro zpracování

Vaše údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel – např. abychom mohli dodat zboží nebo poskytovat službu. Jsou to i případy, kdy sjednáváme novou smlouvu. Povinnost zpracovávat vaše údaje nám stanoví i řada právních předpisů, např. zákon o účetnictví, o DPH, o daních z příjmů atp.

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona, pro jiné pouze na základě vašeho souhlasu. Ke zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti váš souhlas nepotřebujeme. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

 

  1. Doba zpracování a uložení osobních údajů

Vaše údaje používáme a uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, kterou nám to ukládají právní předpisy, nebo je potřebujeme k ochraně našich práv. Máme nastavena vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.

Obecně, základních údaje a údaje o produktech a službách jsme povinni uchovávat na základě zákonů, např. o účetnictví nebo daňových zákonů. Např. faktury se uchovávají 5 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 5 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy.

Po dobu 3 – 5 let uchováváme údaje z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na promlčecí lhůty podle současného občanského zákoníku.

Pokud používáme údaje na základě vašeho souhlasu, činíme tak pouze po dobu, po kterou tento souhlas trvá, nemáme-li poté jiný zákonný důvod.

Konkrétní doby zpracování jednotlivých kategorií osobních údajů pro jednotlivé účely obsahuje níže uvedená tabulka.

Kategorie osobních údajů[2] Účel Doba zpracování – uchovávání
1.     Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy jednání o uzavření smlouvy

 

3 roky od konce jednání o smlouvě
1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy

2.   Údaje o zboží a službách a dodací údaje

3.   Platební údaje

4.   Fakturační údaje

plnění uzavřené smlouvy – dodání zboží, poskytování služeb, řešení reklamací, fakturace 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
3. Platební údaje identifikace a prokázání původu plateb 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
4. Fakturační údaje

 

vystavení účetního či daňového dokladu, vedení účetnictví, placení daní 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká
10. Údaje pro marketingové účely zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o stejných nebo obdobných výrobcích či službách Společnosti 3 roky od posledního poskytnutí naší služby nebo zakoupení našeho zboží
10. Údaje pro marketingové účely jiný než výše uvedený marketing výrobků nebo služeb

telemarketing

po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen – standardně 3 roky

 

samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 5 let poté, co zanikl

1. Identifikační a kontaktní údaje pro smluvní vztahy

2. Údaje o zboží a službách a dodací údaje

3. Platební údaje

4. Fakturační údaje

5. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

 

vymáhání pohledávek, obrana proti nárokům jiných osob 5 let od konce účetního období, kterého se dokument obsahující osobní údaje týká.

Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost doklady a údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

Pokud se doklad vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku uschovává Společnost doklady a údaje do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

12. Údaje po jednání o pracovní smlouvě nábor nových zaměstnanců do Společnosti po dobu jednání o pracovní smlouvě, dále pouze pokud se na tom s uchazečem dohodneme
1.            Kamerové záznamy z prostor Společnosti prevence vzniku škod

vymáhání pohledávek, obrana proti nárokům jiných osob

maximálně po dobu 7 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu
2.            Údaje získané při registraci na webových stránkách užívání webových stránek Společnosti – registrace umožňuje snazší používání eshopu po dobu trvání registrace
3.            Cookies – informace získané pomocí cookies ukládaných Společností uskutečnění přenosu elektronické komunikace, nebo

pro poskytování služby prostřednictvím webových stránek Společnosti, nebo

pro měření návštěvnosti webových stránek Společnosti.

po dobu používání webové stránky Společnosti
8.            Cookies – informace získané pomocí cookies ukládaných třetími stranami (Google apod.) internetová reklama po dobu nastavenou ve vašem internetovém prohlížeči
9. databáze zákazníků a dodavatelů komunikace, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu 10 let od konce plnění smlouvy

Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší, uschovává Společnost údaje po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

 

11. Údaje o poloze ochrana majetku Společnosti, bezpečnost provozu vozidla, ochrana zdraví v případě dopravní nehody 1 rok od zaznamenání polohy

 

 

  1. Zdroje osobních údajů

Zpracováváme údaje, které jsme od vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z živnostenského rejstříku, i údaje od třetích stran.

 

  1. Příjemci osobních údajů

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby třetích osob. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Společnosti, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze na základě smlouvy a dle pokynů od Společnosti a nesmí je využít jinak.

Jde o:

  • dopravce
  • společnosti zabývající se správou a vymáháním dlužných pohledávek,
  • právní zástupce, notáře a exekutory
  • auditory
  • správce IT systémů
  • dodavatel internetové reklamy (společnost Google)
  • externí účetní kancelář
  • poskytovatel služeb BOZP

apod.

Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie.

Nepředáváme vaše osobní údaje příjemcům či zpracovatelům mimo území Evropské unie.

Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje též správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou, jelikož některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o vás. Jde zejména o soudy, Policii ČR a jiné. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

 

  1. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje ručně (v papírové podobě) i automatizovaně prostřednictvím IT systémů.

 

VII.  Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním

Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke Máte za podmínek uvedených v nařízení právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.

 

VIII. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Společnost neustanovila pověřence pro ochranu osobních údajů.

 

[1] Některé osobní údaje spadají do více kategorií, takže se mohou v přehledu i vícekrát opakovat.

[2] Čísla kategorií osobních údajů uvedená v tomto sloupci odpovídají číslům kategorií uvedeným v článku II. těchto Zásad.